نوشته شده توسط در ۲۶ مرداد ۱۳۹۲
Share

تا به حال شده کاری را در آخرین ساعات و دقایق باقیمانده‌اش شروع کنید؟ احتمالاً شده. استرس و اضطراب آن لحظات را به خاطر دارید؟ به یاد می‌آوردید که چقدر از اینکه ‘چرا کار را زودتر شروع نکرده‌اید’ ناراحت بوده‌اید؟ اما می‌توان این استرس و نگرانی را با رعایت چند اصل ساده به حداقل رساند.

در ادامه نکته‌هایی در همین رابطه از زبان Elizabeth Grace Saunders* نقل شده است که به کارتان می‌آیند.

guide-to-timemanagement-for-procrastinators-salemzi-84829622.jpg

مهمترین کاری که باید در ابتدای هر هفته انجام دهید، زمان‌بندی و انجام امور مهم است. بدین ترتیب، وظایف کم اهمیت به صورت خودکار در وقت مقتضی خودشان به نوبت انجام می‌رسند؛ در حالیکه کارهای مهم قبلاً انجام شده‌اند. این تکنیک که به Front-Loading شناخته می‌شود، به شما اجازه می‌دهد علاوه بر بهره‌وری اثربخش از زمان، در خصوص مسائل پیش‌بینی نشده نیز ایمن و مطمئن شوید. چرا که وقت انجام امور مهم را به صورت خاص از سایر امور جدا کرده‌اید.

به گفتۀ ساندرز، هرچند که همه می‌خواهند از حداکثر وقتشان بهره ببرند، اما اغلب حرفه‌ای‌ها ۲۰ تا ۲۵ درصد وقت‌شان را برای مسائل پیش‌بینی‌نشده آزاد می‌گذارند.

خانم ساندرز، پروسه ورود به این تکنیک و استفاده از آن را به دو بخش اصلی تقسیم می‌کند:

۱- اولویت‌ها را بشناسید.
اگر لیستی از کارهای روزانه یا هفتگی خود آماده دارید، نگاهی به آن بیاندازید و ببینید کدامیک از اهمیت بیشتری برای انجام دادن برخوردار است. اولویت تسک‌هایی که زمانی مشخص (Deadline) برای انجام دارند یا به رشد شغلی و حرفه‌ای شما کمک می‌کنند، بیشتر از بقیه است.

به گفته خانم ساندرز اغلب کارآفرین‌ها یا افراد موفق، کار موثر بر روی دو تا سه تسک بسیار مهم را به صورت موازی پیش می‌برند.

۲- روی به انجام‌رساندن مهمترین وظایف تمرکز کنید.
پس از اولویت سنجی امور، وقت تنظیم یک جدول زمان‌بندی برای انجام مهمترین امور لیست وظایف در ابتدای هفته/روز است. برای مثال، اگر شما صبح سه‌شنبه یک ارائه مهم در یک جلسه یا همایش دارید، حتماً باید برای عصر شنبه زمانی را برای آماده‌سازی و کار بر روی آن بگذارید. یا اگر باید کار مهمی را تا چهارشنبه تمام کنید، امور مرتبط با آن باید برای عصر یکشنبه در جدول زمان‌بندی‌تان ظاهر شوند.

چرا این همه زود؟ به این خاطر که باید همیشه مسائل پیش‌بینی نشده را در نظر بگیرید. تصور کنید که اگر کارهای مربوط به آماده‌سازی پرزنتیشن سه‌شنبه را به روز قبلش بیاندازید و لپ‌تاپ‌تان به هر دلیلی از کار بیفتد، چه می‌شود؟ در ابتدای این مطلب اشاره شد که استرس‌های ناشی از این مسائل را چگونه از خود دور کنید. این بهترین راه‌حل است. کارهای مهمتر را زودتر انجام دهید که اگر با نزدیک شدن به زمان انجامشان مشکلی پیش آمد، خیالتان راحت باشد.

پروژه‌هایی که ضرب‌الاجل زمانی دارند، به ابتدای هفته معوق می‌شوند، اما آنها باز هم به زمان‌بندی صحیح نیازمندند. خانم ساندرز پیشنهاد می‌دهد برای هر پروژه دو یا سه روز وقت در نظر بگیرید و زمان انجام را در روزهای هفته تقسیم کنید. مسلماً پروژه‌ها و امور بزرگتر، به زمان بیشتری نیاز دارند.

برای مثال خانم ساندرز، اشاره می‌کند که در زمان نوشتن کتابش، از تکنیک فرانت-لودینگ برای رسیدن به نقطه هدفش بهره برده است. او بخش‌های مختلف کتاب را بسته به حجمشان در هفته‌ها و روزهای مشخصی تقسیم می‌کرده که بتواند به نوشتن تک‌تک‌شان برسد.

استفاده از این تکنیک به شما کمک می‌کند که همیشه چند قدم از پروژه یا تسک‌های مهم خود جلو باشید و بدون استرس و نگرانی از کمبود وقت و یا شب بیداری -که برای جسم مضر هستند،- کارها را به اتمام رسانید.

عکس از Shutterstock

* الیزابت ساندرز، نویسنده کتاب سه راز مهم در سرمایه‌گذاری بر روی زمان: استرس کمتر و عایدات بیشتر است که در دسامبر ۲۰۱۲ توسط انتشارت مک‌گروهیل منتشر شده است.

برگرفته از: Entrepreneur